Адаптация сотрудников: что это такое и как не потерять нового сотрудника

Что такое онбординг?

Адаптация сотрудников или онбординг (от англ. onboarding) – это процесс, в ходе которого новые сотрудники приспосабливаются к изменениям в своей рабочей среде, постепенно овладевая новыми ролями, задачами, процессами и знакомясь с корпоративной культурой новой компании. Как и клиента, нового сотрудника важно сопровождать на всех этапах освоения, но не быть навязчивым.

Целью онбординга является создание позитивного первого впечатления об организации у нового сотрудника, ускорение его интеграции в команду и повышение производительности на ранних этапах работы.

Этапы онбординга

Подготовка к приему на работу
Подписание договора о приеме на работу и сбор необходимых документов.
Оформление формальностей, таких как заполнение форм, предоставление информации о зарплате и бенефитах, получение доступа к офисным системам и ресурсам.

1. Ознакомление с организацией
   Предоставление информации о компании: история, миссия, ценности, культура и структура организации.
   Ознакомление с ключевыми сотрудниками и руководителями, в том числе проведение вводного знакомства.
2. Ознакомление с рабочим местом и ресурсами
   Показ и объяснение местоположения рабочего места, кабинета, кухни, туалета и других важных мест в офисе.
   Демонстрация и объяснение использования офисной техники и инструментов, таких как компьютеры, телефоны, принтеры и т. д.
   Обучение использованию корпоративных систем и программного обеспечения.
3. Обучение и подготовка
   Проведение обучающих сессий и тренингов, необходимых для выполнения рабочих задач.
   Обучение процессам и процедурам работы в организации, включая политики, процессы оформления отпусков, соблюдение безопасности и прочее.
   Предоставление обучения по ключевым навыкам, необходимым для успешного выполнения работы.
4. Установление целей и ожиданий
   Обсуждение ожиданий руководства по выполнению работы и достижению целей.
   Установление индивидуальных целей и планов развития в рамках организации.
   Определение ключевых показателей эффективности и оценочных сроков.
5. Поддержка и обратная связь
   Предоставление поддержки и ресурсов для нового сотрудника в течение первых недель работы.
   Регулярное предоставление обратной связи по производительности и адаптации.
   Решение любых вопросов или проблем, возникающих у нового сотрудника в процессе адаптации.

Почему (хорошая) адаптация имеет значение

Плохой опыт адаптации может вызвать у сотрудников чувство дискомфорта, растерянности или даже уныния. Недавний опрос Paychex показал, что 52% новых сотрудников чувствуют себя недостаточно подготовленными после приема на работу, при этом больше всего страдают сотрудники небольших компаний (66%) и удаленные работники (63%).

Это, конечно, влияет на их производительность и отношение к компании. Согласно отчету, 51% сотрудников утверждают, что при наличии хорошей адаптации они бы могли достичь максимума в своей работе. Хорошо адаптированные сотрудники быстрее поймут свои обязанности, смогут эффективнее взаимодействовать с коллегами и использовать ресурсы организации по назначению.

А вместе с непониманием и дискомфортом приходит и увольнение: ошеломляющие 50% недавно нанятых сотрудников планируют вскоре уйти с работы, причем это число стремительно возрастает до 80% среди тех, кто чувствует себя недостаточно подготовленным из-за плохой адаптации.

С другой стороны, только 7% хорошо обученных сотрудников планируют уйти в ближайшее время, что позволяет снизить затраты на поиск, найм и обучение новых сотрудников.

Эффективная адаптация сотрудников способствует укреплению отношений в команде и снижению конфликтов, поскольку хорошо адаптированные сотрудники лучше понимают своих коллег, ценности команды и свою роль в ней. Надеемся, что к моменту прочтения вы уже достаточно убеждены в том, насколько важна для работодателя грамотная адаптация сотрудников в первые рабочие дни.

Стратегии адаптации сотрудников

Традиционная стратегия

Процесс традиционного метода адаптации сотрудников состоит из: адаптационной беседы, обсуждения плана развития сотрудника (как он видит свою роль и свои возможности для роста в компании), корпоративов, обучения, периодической обратной связи (one-to-one встречи), оценка работы во время и после испытательного срока.

Основным недостатком традиционного метода адаптации является неосознанное ограничение инициативности нового сотрудника. Первое время сотрудник будет стесняться вносить смелые предложения, оспаривать неверные решения коллег и в целом склонен чувствовать себя менее важным и опытным.

Современный подход

Отчасти проблемы, описанные выше, можно решить с помощью современных методов онбординга – за счёт автоматизации рутинных HR-процессов и персонализированного подхода к новичкам. Рассмотрим несколько способов, появившихся относительно недавно.

Методы индивидуальной адаптации

Баддинг (Buddying)

Баддинг (или «buddying») — это метод индивидуальной адаптации сотрудников, который заключается в назначении новому сотруднику опытного коллеги в качестве приятеля (buddy). Он сам недавно пришел в компанию, занимает примерно такую же должность и общается с сотрудником на равных. У него уже больше опыта, и он расскажет о культуре, процессах и особенностях компании более неформально. Этот метод позволяет новому сотруднику быстрее освоиться в новой среде, научиться выполнять свои обязанности и лучше понять культуру организации.

Метод баддинга эффективен, потому что он обеспечивает индивидуальный и персонализированный подход к адаптации нового сотрудника, а также способствует развитию взаимоотношений внутри команды. Бадди может стать не только наставником, но и другом для нового сотрудника, что помогает ему чувствовать себя более уверенно и комфортно в новой среде работы. Согласитесь, всем нам приятнее работать, когда в коллективе есть любимый коллега-приятель.

Шадоуинг (Shadowing)

Новичок следует за опытным сотрудником как тень (анг. shadow). Он наблюдает за процессом и на практике усваивает тонкости работы в новой компании, а ментор не тратит времени на обучение новичка.

«Шадоуинг» (или «shadowing») — это метод индивидуальной адаптации сотрудников, который заключается в том, чтобы новый сотрудник следовал за опытным коллегой или руководителем на рабочем месте, наблюдая за его работой и участвуя в процессах. Этот метод позволяет новому сотруднику получить практический опыт, изучить процессы и получить ценные знания от опытного сотрудника.

Кроме того, этот метод способствует развитию взаимоотношений между сотрудниками и передаче опыта и знаний от опытных к новым сотрудникам.

Геймификация

Геймификация в процессе онбординга сотрудников — это использование игровых элементов и механик в обучающих или адаптационных программах для вовлечения и мотивации сотрудников. Помогает сделать процесс обучения и адаптации более интересным, привлекательным и эффективным.

Например, Google внедрила геймифицированные элементы в свою программу онбординга, используя внутреннюю платформу под названием Googler to Googler. Эта платформа предоставляет новым сотрудникам доступ к ресурсам, обучающим материалам и интерактивным модулям, которые помогают им быстрее адаптироваться к работе в компании.

Программа Google g2g («Googlers-to-Googlers») — это внутренняя сеть добровольного обучения, состоящая из более чем 6000 сотрудников Google. Опытные сотрудники посвящают часть своего времени помощи своим коллегам учиться и расти. Несмотря на то, что все это выходит за рамки их основных должностных обязанностей.
Почти 80% всего внутреннего обучения в Google осуществляется через сообщество g2g — будь то преподавание курсов, индивидуальное наставничество или разработка учебных материалов.

Давайте рассмотрим несколько способов геймификации процесса онбординга:

1. Создание интерактивных квестов или серии заданий, которые новые сотрудники должны выполнять в рамках своего онбординга. Это может включать в себя решение головоломок, выполнение задач в виде квестов или разгадывание загадок, чтобы получить доступ к новым знаниям и ресурсам.
2. Использование игровых симуляций для моделирования различных бизнес-сценариев или процессов, с которыми сотрудники могут столкнуться в своей работе. Это позволяет им практиковать навыки и принимать решения в безопасной среде.
3. Создание системы внутриигровых бонусов и достижений для отслеживания прогресса новых сотрудников в процессе адаптации. Это может включать в себя получение бонусов за завершение определенных заданий, достижение определенных целей или прохождение определенных этапов адаптации. Очень часто положительно влияют даже получение определенных аватарок или эффект “разблокирован следующий уровень”.
4. Введение лидербордов и соревнований между новыми сотрудниками или командами, чтобы стимулировать их к сотрудничеству, участию и конкуренции. Это может быть связано с выполнением задач, набором очков или достижением определенных целей. Посмотрите, насколько популярно приложение Duolingo, значительная часть которого нацелена на конкуренцию за право быть лучшим в своей лиге и иметь наибольшее количество очков.
5. Разработка интерактивных обучающих модулей или курсов, которые представляют информацию в виде игровых элементов, таких как викторины, интерактивные задания или симуляции. Что может быть проще, чем создать викторину на Quizlet? Вот и мы так думаем. Скорее внедряйте игровые элементы в процесс онбординга — свайпать карточки всё же увлекательнее, чем выслушивать длинные нотации от вышестоящих руководителей.

E-mail рассылки

Понятие email онбординга получило широкое распространение благодаря появлению удаленного формата работы. Множество компаний, в основном в IT-индустрии и с сотрудниками из разных стран стали внедрять email-рассылку на рабочие аккаунты — это очень быстро, эффективно и удобно.

При онбординге важно, чтобы информация сотруднику подавалась дозированно. В этом случае выручают цепочки email-рассылок с небольшими порциями новых материалов.

Новый сотрудник получает информацию дозированно на свою почту, ему необходимо самостоятельно разобраться, что также показывает степень его заинтересованности и навыки. Однако, важно учесть, что многие люди могут воспринять это как недостаточное внимание к себе со стороны компании, так как не все готовы к самообучению.

Вот как это может выглядеть:

1. Отправка персонализированного приветственного письма новому сотруднику незадолго до его первого рабочего дня. Это позволяет создать положительное первое впечатление и подготовить его к началу работы.
2. Рассылки с ключевой информацией о компании, ее ценностях, миссии, структуре и культуре. Это помогает новым сотрудникам лучше понять контекст и ожидания в новой организации.
3. Предоставление обучающих материалов и ресурсов по ключевым аспектам работы в компании, таким как процессы, политика, системы и инструменты. Это может включать в себя ссылки на внутренние ресурсы, видеоматериалы, презентации или интерактивные обучающие модули.
4. Организация серии email-рассылок с вводными программами, включающими в себя задания, викторины или краткие уроки, которые помогут новым сотрудникам освоить основные аспекты и процессы в компании.
5. Отправка плана адаптации или расписания первых недель работы, чтобы новые сотрудники знали, что ожидать и какие задачи предстоит выполнить в начале своей карьеры.
6. Предоставление регулярной поддержки и обратной связи через email-рассылки, чтобы новые сотрудники могли задавать вопросы, делиться своими впечатлениями и получать необходимую помощь.

Корпоративная и обучающая платформа

Корпоративные и обучающие платформы для онбординга могут быть использованы в различных типах организаций — от крупных корпораций до небольших стартапов. Они могут быть развернуты в веб-приложениях или внутренних сетях компании.
Эти платформы используются для ускорения и улучшения процесса адаптации новых сотрудников, предоставления им необходимых знаний и навыков, а также для обеспечения стандартизации процесса онбординга в организации.

Плюсы:

• Позволяют предоставить обучение в удобной форме, что сокращает время на освоение материала.
• Стандартизируют процесс адаптации для всех новых сотрудников, что помогает избежать пропусков и недоразумений.
• Платформы обычно предлагают интерактивные курсы и задания, что делает процесс обучения более увлекательным и запоминающимся.
• Позволяют отслеживать прогресс новых сотрудников и оценивать их успехи в процессе адаптации.

Минусы:

• Внедрение и поддержание корпоративных обучающих платформ требует значительных затрат времени и ресурсов.
• Отсутствие персонализации
• Опасность перегрузки информацией

Компании, которые известны своим эффективным процессом адаптации сотрудников, привлекают более талантливых кандидатов и имеют более положительную репутацию как место работы.