Согласно данным исследований и отчетов McKinsey & Company и Harvard Business Review более половины всех организаций в мире управляют распределенными командами или работают с удаленными сотрудниками. Крупные технологические компании, к примеру Google и Amazon, уже достаточно давно сформировали свою сеть международных команд. Несмотря на сложности, связанные с эффективным управлением такой командой, компании не спешат отказываться от этой идеи: ведь это позволяет им использовать местные знания и экспертизу для адаптации своих продуктов к различным рынкам.
Статистика из отчета Global Workplace Analytics доказывает значительное увеличение числа удаленных работников и работников в распределенных командах в последние годы (2018-2024). В 2024 году многие компании осознают выгоду от расширения доступа к международным рынкам и талантам через использование распределенных команд.
Как правильно управлять международной командой?
Управление удаленной командой требует организованного подхода: из-за разницы во времени и недостатка согласованности, нередко случаются недопонимания, которые приводят к сбоям в коммуникации. Как выбрать эффективный способ мотивации удаленных сотрудников и как учесть все культурные различия команды? Важно понимать, что успешное управление распределенными командами требует:
- Использования правильных инструментов для управления проектами;
- Выбора наиболее подходящей методологии разработки;
- Обеспечения эффективной коммуникации и комфортной совместной работы;
- Уделения достаточного количества внимания всем удаленным сотрудникам (в зависимости от размера команды уровень персонализации может меняться, но каждому сотруднику необходимо знать, что его ценят).
Компании, которые эффективно решают эти задачи, не только повышают свою продуктивность и конкурентоспособность, но и создают себе условия для долгосрочного успеха и снижают текучесть кадров.
Что такое распределенная команда?
Распределенные или удаленные команды – это динамичные группы сотрудников, работающие из разных уголков мира, объединенные общими целями и проектами. Вместо традиционного офиса их рабочее пространство ничем не ограничено. Для коммуникации с командой и работы они пользуются специальными сервисами, мессенджерами и облачным хранилищем.
Чтобы удаленные команды процветали, им нужно сотрудничать и общаться друг с другом, а также со всеми системами и процессами бизнеса так же эффективно, как если бы они работали в одном офисе. Для этого необходимо сочетание современных технологий и гибкого, эффективного управления.
Какие трудности, связанные со временем, могут возникнуть при управлении международной командой?
- Самая очевидная проблема – ограниченное количество времени, когда все члены команды доступны для синхронной работы. Это затрудняет организацию и проведение встреч для обсуждения важных вопросов, особенно если это необходимо для эффективной работы (например на Scrum-проектах).
- Долгое ожидание ответа от коллег замедляет весь процесс разработки и принятия важных решений.
- Сотрудники, работающие в разных часовых поясах, могут сталкиваться с проблемами усталости из-за работы в нестандартные часы. Это может повлиять на их общее благополучие и привести к несоблюдению баланса между работой и личной жизнью.
- Если команда была собрана некорректно, могут возникнуть культурные и лингвистические барьеры при совместной работе и коммуникации.
Как избежать проблем при управлении распределенной командой?
- Определите оптимальное время для пересечения рабочих часов между различными членами команды и используйте это время для проведения совместных встреч, обсуждений и принятия решений.
- Используйте коммуникационные инструменты, которые поддерживают асинхронное общение, такие как Slack, Microsoft Teams и другие. Важно также вести детальную документацию, чтобы члены команды могли получать доступ к необходимой информации в удобное для них время.
- Четко определяйте задачи, сроки и ожидания для каждого члена команды. Это помогает избежать задержек из-за неоднозначностей и сотруднику не придется ждать ваших пояснений, теряя время.
- Внедрите специализированные инструменты для управления проектами: Trello, Jira, Asana и другие. С их помощью станет легче назначать задачи, отслеживать прогресс, продуктивность и координировать работу команды вне зависимости от географического расположения.
- Проводите созвоны на тему культурных различий и лучших практик работы с международными коллегами. Используйте геймификацию для создания комфортных условий на митапе и раскрепощения сотрудников. Это поможет улучшить командную работу и снизить риск конфликтов из-за культурных различий.
- Устраивайте регулярные встречи – это особенно важно для удаленных сотрудников. Просите обратной связи: спрашивайте об их удовлетворенности на проекте, интересных задачах, трудных ситуациях, о команде. Не забывайте поддерживать мотивацию сотрудников.
Инструменты для управления распределенными командами
Для начала определимся: чем нам надо управлять, чтобы поддерживать успешность проекта? Коммуникацией, производительностью, разработкой, временем, мотивацией и удовлетворенностью сотрудников. Рассмотрим инструменты, необходимые для этого:
- Сервисы для управления проектами (Trello, Jira, Asana, Notion). И их аналоги на русском языке: Яндекс.Трекер, Bitrix24, Targetprocess, TeamWox, Kaiten.
- Средства для общения и видеоконференций (Slack, Microsoft Teams, Zoom).
- Инструменты для совместной работы (Google Workspace, Microsoft Office 365, GitHub, GitLab, Confluence).
- Методологии разработки (Waterfall, Agile, философия DevOps).
- Тайм-трекеры и отслеживание продуктивности (Toggl, Clockify, RescueTime).
- Форумы и сообщества для обмена опытом (Stack Overflow, GitHub Community, PMI Community).
Без сомнения, удаленным работникам нужны мощные технологии и надежные бизнес-системы для выполнения своей работы. Но больше всего их успех зависит от гибких и отзывчивых стратегий управления.
Кликайте по ссылке, чтобы почитать подробнее про сервисы для управления проектами и Agile-подходы (Kanban, Scrum, XP и Lean).
Как происходит планирование и координация команд?
Создание общего расписания
Первым шагом при планировании работы команды в разных часовых поясах является создание общего расписания, учитывающего рабочие часы всех специалистов. Это требует внимательного анализа временных зон, графиков работы каждого члена команды и особенностей страны. Некоторые инструменты для управления проектами предоставляют функции автоматического приведения времён согласно часовым поясам всех сотрудников.
Использование мирового времени и календарей
Для более удобного планирования встреч и согласования задач рекомендуем использовать мировое время и специализированные календари. Такие инструменты позволяют точно определить пересечения рабочих часов и выбрать оптимальное время для общих встреч. Это особенно важно для обеспечения удобства и минимизации времени, затраченного на согласование расписаний.
Четкие границы
Важно обеспечивать баланс между рабочим и личным временем каждого сотрудника. В Slack, к примеру, есть функция для установления своего статуса – все коллеги видят, когда вам можно писать, а когда ваш рабочий день окончен. Также работает и в отпуск – сотрудники не будут получать сообщения с работы, находясь на отдыхе. Очень важно оговаривать эти вопросы внутри команды и учесть это при формировании корпоративной культуры.
Как помочь сотруднику избежать чувства изоляции и отсутствия связи с коллегами, когда они находятся в других часовых поясах?
- Устраивайте общекомандные встречи для развития коммуникации внутри команды. А one-to-one встречи для обсуждения личных вопросов и поддержки сотрудников.
- Организуйте виртуальный клуб по интересам, основываясь на предпочтениях ваших сотрудников.
- Пригласите удаленных сотрудников на офлайн мероприятия, чтобы они могли поучаствовать в жизни компании (при возможности).
- Устраивайте онлайн-игры или другие командные мероприятия, которые помогут укрепить отношения внутри команды.
- Проводите регулярные опросы, чтобы понять настроение команды и выявить потенциальные проблемы.
- Создайте систему бонусов и поощрений для удаленных работников, чтобы они тоже чувствовали признание и мотивацию.
- Стимулируйте открытое общение и доступность. Добейтесь ощущения уверенности у всей команды в доступности и открытости менеджеров для решения вопросов и поддержки.
Вывод
Развитие культуры общения помогает создать сплоченную и продуктивную команду вне зависимости от расположения сотрудников. Развивайте свою корпоративную культуру, учитывая потребности удаленных команд, чтобы вместе добиваться новых высот и покорять новые рынки.